SPOLEK ČESKÉHO STRAKATÉHO PSA – ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Aktivity Spolku českého strakatého psa mají přinášet radost, nikoli starosti. I proto nám velmi záleží na ochraně vašeho soukromí a vašich osobních údajů, které se rozhodnete nám svěřit. Můžete si být jistí, že vaše údaje využíváme pouze v souvislosti s našimi službami a fungováním a bez vašeho souhlasu je nepředáváme nikomu, kdo k tomu nemá právo.
PŘEHLED TÉMAT
01) O co se jedná?
02) Proč jsme vypracovali tyto zásady?
03) Související právní předpisy
04) Jaké údaje zpracováváme a za jakým účelem?
05) Kdo další může mít k vašim osobním údajům přístup?
06) Jaká práva můžete uplatnit a jak?
07) Náš přístup
08) Informace o správci osobních údajů
09) Změny zásad osobních údajů
01) O CO SE JEDNÁ?
Abychom mohli řádně fungovat, musíme sbírat určité množství údajů o osobách, které se na činnosti Spolku podílejí. Mezi takové osoby patří například členové spolku či zájemci o členství, obchodní a organizační partneři nebo jiní lidé, se kterými za určitým účelem potřebujeme komunikovat.
Tyto Zásady vám pomohou zjistit, jakým způsobem s osobními údaji nakládáme, abychom zajistili jejich dobrou ochranu a vyhověli povinnostem, které v tomto ohledu ze zákona máme.
02) PROČ JSME VYPRACOVALI TYTO ZÁSADY?
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou potvrzením toho, že Spolek českého strakatého psa:
- Splňuje požadavky stanovené platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů
- Chrání soukromí svých členů, zaměstnanců, partnerů a dalších osob
- Nezamlčuje nic o způsobech zacházení s vašimi osobními údaji
- Považuje ochranu soukromí za základní předpoklad vzájemné důvěry při spolupráci
03) SOUVISEJÍCÍ PRÁVNÍ PŘEDPISY
Následující právní předpisy upravují pravidla, která je nezbytné při zpracování osobních údajů dodržovat:
- Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR)
- Zákon o ochraně osobních údajů
04) JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A ZA JAKÝM ÚČELEM?
Osobní údaje zpracováváme za následujícími účely:
04.01) Zajištění vnitřního chodu spolku organizace členské základny
Do našeho spolku se může přihlásit každý, kdo o členství projeví zájem. Abychom mohli přihlášky vyhodnotit, členství potvrdit a následně zaevidovat do vnitřní databáze, potřebujeme znát základní informace o našich (i potenciálních) členech. Za tímto účelem zpracováváme informace v rozsahu, ve kterém jsou vyžadovány elektronickým přihlašovacím formulářem či papírovou přihláškou, tedy zpravidla jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, kontaktní údaje (telefon, e-mail). Takové zpracování probíhá pouze v nezbytném rozsahu a pouze po dobu trvání konkrétního členství. Zvláštní souhlas nám můžete udělit ke zveřejnění Vašeho jména, příjmení a města pobytu v seznamu členů na webu (to abyste se mohli podívat, jestli ve Vaší blízkosti je jiný strakáč). Pokud chcete pořádat procházky nebo jiné akce pro členy spolku, můžete nám dát souhlas se zveřejněním osobních údajů pro účely zveřejnění pozvánky na Vaši akci na našich stránkách.
Právním základem pro všechna tato zpracování údajů je souhlas subjektu, který členové udělují při podávání přihlášky.
Osobní údaje můžeme zpracovávat též v rámci pracovního poměru či výkonu prací konaných mimo pracovní poměr, jako je tomu například u soutěžních rozhodčích. V takovém případě zpracováváme osobní údaje pouze v rozsahu vyžadovaném příslušnou smlouvou a veřejnoprávními předpisy, a to po dobu trvání smluvního poměru a tří let po jeho skončení.
04.02) Provedení plateb, jejich kontrola a potvrzení
Samotné členství, účast na některých akcích a vybrané služby našeho Spolku mohou být zpoplatněny. Jelikož fungujeme na celém území České republiky, je pro nás ideálním řešením provádět a přijímat platby elektronicky, skrze internetové bankovnictví. Pro úspěšné provedení platby, její následnou kontrolu a potvrzení musíme znát číslo vašeho bankovního účtu, výše zaplacených částek a telefonní číslo pro řešení případných komplikací. Tyto údaje uchováváme pouze po dobu, která je vyžadována platnými účetními předpisy, maximálně po dobu tří let od konce kalendářního roku, ve kterém jsme platbu obdrželi. Právním základem pro zpracování údajů za tímto účelem jsou oprávněné zájmy Spolku. Těmito oprávněnými zájmy se rozumí evidence členských příspěvků členů.
04.03) Organizace akcí a soutěží
Přihlašování na akce či soutěže pořádané Spolkem probíhá zpravidla vyplněním elektronické přihlášky, v níž je třeba uvést základní osobní údaje, s jejichž pomocí bude možné akce dobře připravit a zorganizovat. K tomu potřebujeme Váš souhlas. Opět nezpracováváme více údajů, než je pro potřeby organizace nezbytné. V případě některých akcí předáváme nezbytné osobní údaje externím lektorům či spolupořadatelům, abychom byli schopni zajistit maximální kvalitu našich služeb a splnit tak vaše účastnická očekávání. Údaje v tomto případě zpracováváme pouze do ukončení poskytování služeb souvisejících s akcí. Právním základem pro zpracování údajů za tímto účelem je plnění smlouvy.
04.04) Propagace akcí zorganizovaných členy
Spoustu zajímavých akcí organizují sami naši členové. Pozvánky na jejich akce na přání zveřejňujeme na našich webových stránkách. Vzhledem k tomu, že tyto pozvánky často obsahují například kontaktní údaje, můžeme je zveřejnit pouze se souhlasem pořadatelů. Ti mohou tento souhlas kdykoli odvolat, v důsledku čehož zveřejněnou přihlášku z webu obratem stáhneme.
04.05) Prezentace Spolku
Rádi dáváme ostatním vědět, co je u nás nového, aby mělo co nejvíc zájemců možnost se k nám připojit. Novinky zveřejňujeme na našich webových stránkách, kam mají přístup všichni internetoví uživatelé. Jakékoli vaše osobní údaje můžeme v rámci prezentace na webu zveřejnit pouze s vaším souhlasem, který můžete navíc kdykoli odvolat. Nad svými údaji tak máte plnou kontrolu a dohled.
05) KDO DALŠÍ MŮŽE MÍT K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?
S osobními údaji v žádném případě nijak neobchodujeme a nepředáváme je neoprávněným osobám. Protože však v některých případech využíváme externích služeb (fyzických i online), které vzhledem k našemu zaměření nejsme schopni efektivně obstarat sami, je nutné počítat s tím, že zpracování vašich osobních údajů mohou v nezbytném zákonném rozsahu provádět právě i poskytovatelé těchto služeb. Tyto externí zpracovatele vybíráme po zralé úvaze, tak, aby nedošlo k žádnému neoprávněnému úniku dat. Jsou jimi:
- Poskytovatelé online nástrojů usnadňujících organizaci akcí (například Google jako poskytovatel nástroje Google Forms pro sběr přihlášek na akce)
- Bankovní instituce, u níž má Spolek vedený účet
- Externí poskytovatel služeb auditu účetnictví Spolku
06) JAKÁ PRÁVA MŮŽETE UPLATNIT A JAK?
Abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu, můžete ve vztahu k nim uplatnit celou řadu práv. V rámci našich možností poté uděláme maximum proto, abychom vašim žádostem vyhověli. Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 GDPR a patří mezi ně zejména:
- Právo získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme (právo na přístup).
- Právo na opravu vašich zpracovávaných osobních údajů v případě, že budou nepřesné (právo na opravu) a informace o provedení opravy.
- Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, dojde k odvolání dříve poskytnutého souhlasu s jejich zpracováním, případně budou-li splněny některé další zákonné podmínky.
- Právo na omezení konkrétního zpracování osobních údajů.
- Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů na základě oprávněných zájmů Spolku.
- Právo odvolat dříve udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na tomto souhlasu založeno.
Výše uvedená práva můžete uplatnit e-mailem, a to zasláním žádosti na adresu info@spolekstrakacu.cz. Žádost odesílejte vždy z e-mailového účtu, který jste použili při registraci do Spolku či na některou z akcí. Do předmětu zprávy uveďte, prosím, své jméno a právo, které uplatňujete, tedy například „Petr Strakatý – žádost o opravu údajů“. Do zprávy poté uveďte detaily konkrétní žádosti. O vyřízení žádosti vás budeme informovat.
- Podle GDPR máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, domníváte-li se, že ke zpracování vašich osobních údajů dochází v rozporu s obecným nařízením. Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) a konkrétní informace můžete nalézt na jeho webových stránkách www.uoou.cz. Samozřejmě však uvítáme, když případné nedostatky sdělíte prvně nám, protože, jak již bylo uvedeno výše, vyvineme maximální úsilí k nalezení vhodného řešení vašeho problému.
07) NÁŠ PŘÍSTUP
Na stížnosti nečekáme – snažíme se jim předcházet. Za tímto účelem sledujeme aktuální novinky v oblasti ochrany osobních údajů a dále se školíme a vzděláváme, tak, abychom měli dobrý přehled o svých povinnostech. Ačkoli jsme vyhodnotili rizika hrozící v rámci naší činnosti osobním údajům jako nízká a nepravděpodobná, jsme připraveni v případě jejich vzácného výskytu minimalizovat škodlivost dopadu na vaše práva. Závažné případy porušení bezpečnosti dat ohlašujeme dozorovému úřadu do 72 hodin od jejich zjištění.
08) INFORMACE O SPRÁVCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Ve vztahu k vašim osobním údajům jsme tzv. „správcem“, tedy subjektem odpovědným za zákonnost prováděného zpracování. Přesnou specifikaci našeho spolku naleznete níže:
Spolek českého strakatého psa, z.s.
vedený pod sp.zn. L 25026 u Městského soudu v Praze
se sídlem Patočkova 976/16, 169 00 Praha 6 – Střešovice
IČ: 012 27 173
09) ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vzhledem k případným budoucím právním změnám či změnám v činnosti Spolku je možné, že budeme čas od času muset provést úpravy těchto zásad ochrany osobních údajů. V případě zásadních změn vás budeme informovat, avšak doporučujeme, abyste si v případě potřeby aktuální znění těchto zásad vždy zkontrolovali, neboť může dojít k dílčím, kosmetickým úpravám.
- 11. 2018 Praha
Zajímá vás celá směrnice spolku ke GDPR?
Nebo celé unijní obecné nařízení?